Regulamin organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej
ZARZĄDZENIE nr 2/2018
KIEROWNIKA OŚRODKA POMOCY SPOLECZNEJ NIEDRZWICA DUŻA
z dnia 03 kwietnia 2018 roku
w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Niedrzwicy Duże
Na podstawie art.30 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz.U. z 2017 roku poz.1875) postanawiam:
§ 1
Nadać Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Niedrzwicy Dużej Regulamin Organizacyjny stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia
§ 2.
Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikowi Ośrodka Pomocy Społecznej
§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania
Kędziora Elżbieta
Dyrektor OPS
ZARZĄDZENIE nr 7/2018
DYREKTORA OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ
NIEDRZWICA DUŻA
z dnia 16 kwietnia 2018 rok
w sprawie zmiany w Regulaminie Organizacyjnym Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedrzwicy Dużej
Na podstawie art.30 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz.U. z 2017 roku poz.1875) w związku z uchwałą NrXLI/250/18 Rady Gminy Niedrzwica Duża w sprawie uchwalenia statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedrzwicy Dużej (Dz. U. Woj. Lub. Z 2018 r poz. 1336) postanawiam :
§ 1
Wprowadzić zmianę w treści Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedrzwicy Dużej poprzez zastąpienie słowa „kierownik” słowem „dyrektor”
§ 2
Wprowadzić zmianę wskazaną w treści § 1 zarządzenia w treści całego dokumentu wraz załącznikiem do regulaminu
§ 3
W Rozdziale VIII w § 12 dodaje się „punkt 4”w brzmieniu:
Poszczególne wydziały Ośrodka posługują się pieczątkami następującej treści :
- 1. Ośrodek Pomocy Społecznej
24-220 Niedrzwica Duża
ul. Kraśnicka 51
Wydział Świadczeń Rodzinnych
NIP 7132284400,Regon 004177072
Tel.(81) 517 50 69 - 2. Ośrodek Pomocy Społecznej
24-220 Niedrzwica Duża
ul. Kraśnicka 51
Wydział Pomocy Środowiskowej
NIP 7132284400,Regon 004177070
Tel.(81) 517 50 69
§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 14 kwietnia 2018 roku
Kędziora Elzbieta
Dyrektor OPS
Załącznik do zarządzenia
Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedrzwicy Dużej
z dnia 03.kwietnia 2018 roku
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ
W NIEDRZWICY DUŻEJ
Rozdział I
Postanowienia ogólne.
§ 1
Rozdział II
Zakres działania i zadania Ośrodka
§ 3
- Ośrodek Pomocy Społecznej określa kierunki działania i zadania w zakresie pomocy społecznej, realizując zadania własne, zlecone oraz wykonywane na podstawie umów i porozumień z innymi organami.
- Wszyscy pracownicy zatrudnieni w OPS przy wykonywaniu zadań mają obowiązek w szczególności:
- kierować się zasadami etyki zawodowej,
- przeciwdziałać praktykom niehumanitarnym i dyskryminującym osobę rodzinę lub grupę,
- udzielać osobom zgłaszającym się pełnej informacji o przysługujących świadczeniach i formach pomocy,
- zachować w tajemnicy informacje uzyskane w toku czynności zawodowych, także po ustaniu zatrudnienia, chyba, że działa to przeciwko dobru osoby i rodziny,
- wykonywać powierzone zadania z należytą starannością,
- podnosić kwalifikacje zawodowe poprzez udział w szkoleniach i samokształceniu,
- przestrzegać obowiązujących w OPS przepisów prawa,
Rozdział III
Wewnętrzna struktura Ośrodka Pomocy Społecznej
§ 4
- Ośrodkiem kieruje kierownik odpowiadając za całokształt spraw związanych z jego funkcjonowaniem oraz reprezentuje go na zewnątrz.
- Kierownika zatrudnia i zwalnia Wójt Gminy.
- Kierownik podejmuje decyzje administracyjne z upoważnienia Wójta Gminy i ponosi za nie pełną odpowiedzialność merytoryczną.
- Kierownik działa jednoosobowo wobec zatrudnionych przez siebie pracowników pełni rolę kierownika zakładu pracy w rozumieniu prawa pracy.
- W czasie nieobecności kierownika działalnością Ośrodka kieruje upoważniony pracownik Ośrodka i jest za niego odpowiedzialny.
- Do zadań KierownikaOPS należy w szczególności:
- zapewnienie prawidłowego funkcjonowania OPS,
- reprezentowanie OPS na zewnątrz,
- wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie zadań zleconych i zadań własnych gminy zgodnie z upoważnieniem udzielonym przez Wójta,
- składanie corocznych sprawozdań z działalności Ośrodka i potrzeb z zakresie pomocy społecznej Radzie Gminy,
- wykonywanie uprawnień pracodawcy w stosunku do zatrudnionych pracowników OPS,
- zarządzanie majątkiem OPS,
- prowadzenie polityki kadrowej, szkoleniowej i socjalno–bytowej w OPS,
- przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków,
- współpraca z instytucjami i organizacjami, wolontariatem, kościołem katolickim w zakresie realizacji zadań pomocy społecznej,
- zapewnienie przestrzegania przepisów prawa przez wszystkich pracowników OPS,
- koordynowanie działalności wszystkich komórek organizacyjnych OPS oraz organizowanie ich współpracy,
- wykonywanie zarządzeń Wójta i Uchwał Rady Gminy przekazywanych do realizacji OPS
- Obsługę finansowo-księgową zapewnia Samorządowe Centrum Usług Wspólnych w Niedrzwicy Dużej
- W strukturze OPS działają:
- Wydział Pomocy Środowiskowejw ramach którego działają:
- zespół ds. świadczeń
- stanowiska d/s. pracy socjalnej, projektów, strategii, przemocy (niebieskich kart)
- stanowisko d/s. pierwszego kontaktu
- stanowisko ds. obsługi klienta( biuro obsługi klienta)
- stanowisko d/s. usług: opiekuńczych , wsparcia rodziny i prawnych
- Wydział Świadczeń Rodzinnych
- Samodzielne stanowiska pracy
- stanowisko d/s administracyjnych
- kierowca –goniec
- informatyk
- Ośrodek dla realizacji swoich zadań tworzy następujące stanowiska pracy:
- kierownik
- pracownicy socjalni
- starsi pracownicy socjalni
- specjaliści pracy socjalnej
- starsi specjaliści pracy socjalnej
- inspektorzy
- starsi inspektorzy
- podinspektorzy
- referent
- informatyk
- opiekunka w Ośrodku Pomocy Społecznej
- młodsza opiekunka w Ośrodku Pomocy Społecznej
- kierowca samochodu osobowego/goniec
- pomoc administracyjna( biurowa)
- młodszy asystent rodziny
- asystent rodziny
§ 5
- Poszczególnymi komórkami organizacyjnymi kierują pracownicy, którym powierzono koordynowanie prac komórek organizacyjnych.
- Pracownicy, którym powierzono koordynowanie prac komórek organizacyjnych ponoszą odpowiedzialność merytoryczną za prawidłowość i terminowość wykonywanych przez daną komórkę zadań.
- Koordynatorzy poszczególnych komórek parafują kopie projektów pism wychodzących, decyzji i przekazywanych wywiadów przed przekazaniem do podpisu Kierownikowi.
- Komórki są zobowiązane z sobą do współpracy w celu realizacji wszystkich zadań przez OPS.
§ 6
Szczegółowe określenie obowiązków, czynności, uprawnień stanowisk pracy w Ośrodku Pomocy Społecznej określają indywidualne zakresy czynności
Rozdział IV
Zakres działań poszczególnych komórek Organizacyjnych
§7
- 1.Do zadań Wydziału Pomocy Środowiskowej należy w szczególności:
- Dokonywanie analiz i oceny zjawisk rodzących zapotrzebowania na świadczenia pomocy społecznej na terenie gminy.
- Rozpoznawanie, diagnozowanie potrzeb i organizowanie pomocy stosownie do indywidualnych potrzeb i sytuacji osób i rodzin.
- Prowadzenie postępowań, w sprawach przyznawania świadczeń wynikających z ustawy o pomocy społecznej.
- Przeprowadzanie wywiadów środowiskowych u osób i rodzin wnioskujących o udzielenie pomocy oraz osób zobowiązanych do alimentacji.
- Przeprowadzanie wywiadów środowiskowych u osób zamieszkujących na terenie gminy na rzecz innych instytucji, organów, wydziału.
- Przygotowywanie decyzji administracyjnych i innych dokumentów związanych z udzielanymi świadczeniami.
- Sporządzanie list wypłat świadczeń z pomocy społecznej.
- Wprowadzanie danych do systemu informatycznego „Pomost” i ich aktualizacja.
- Przygotowywanie analiz z realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej.
- Przygotowywanie danych do sprawozdań.
- Planowanie pomocy oraz kontrolowanie czy udzielona pomoc spełnia swoje zadanie.
- Udzielanie informacji i poradnictwa osobom i rodzinom o przysługujących im świadczeniach i dostępnych formach pomocy oraz o innych formach pomocy instytucjonalnej.
- Prowadzenie pracy socjalnej w celu wsparcia osób i rodzin.
- Prowadzenie postępowań dotyczących pomocy materialnej o charakterze socjalnym zgodnie z ustawą o systemie oświaty.
- Pobudzanie aktywności oraz inspirowanie i wspieranie dążeń do osiągania samodzielności.
- Zawieranie i realizacja kontraktów socjalnych z osobami lub rodzinami celem rozwiązania ich trudnej sytuacji życiowej.
- Współpraca z samorządem terytorialnym, organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami w celu realizacji zadań pomocy społecznej.
- Inicjowanie nowych rozwiązań mających na celu zapobieganie niekorzystnym zjawiskom społecznym.
- Przygotowywanie i realizowanie, gminnych programów, projektów, projektów socjalnych w zakresie rozwiązywania problemów społecznych na terenie gminy.
- Realizacja gminnego programu profilaktyki i opieki nad dzieckiem i rodziną.
- Obsługa administracyjno – techniczna Zespołu Interdyscyplinarnego.
- Realizacja ustawy o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie, w tym sporządzanie „Niebieskiej Karty” i podejmowanie działań pomocowych dla ofiar przemocy.
- Prowadzenie rejestrów: zasiłków, stałych, okresowych, celowych, celowych specjalnych, kontraktów socjalnych, Niebieskich Kart, wywiadów alimentacyjnych na rzecz innych instytucji, odwołań, decyzji w tym odmownych..
- Realizacja Gminnej Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych.
- Realizacja programu „Pomoc państwa w zakresie dożywiania”.
- Realizacja projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.
- Przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji.
- Wydawanie zaświadczeń.
- Powadzenie spraw z zakresu przyznawania i wypłaty dodatków mieszkaniowych i energetycznych.
- Załatwianie spraw i wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie potwierdzania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej.
- Prowadzenie postępowań w sprawie wspierania rodziny i pieczy zastępczej w tym wydawania decyzji , ustanawiania rodziny wspierającej, zawierania i rozwiązywania umów określających zasady zwrotu kosztów związanych z udzielaniem pomocy rodzinie przeżywającej trudności w opiece i wychowaniu, prowadzeniu gospodarstwa domowego w wypełnianiu ról społecznych.”
- Do zadań Wydziału Świadczeń Rodzinnych należy w szczególności:
- Prowadzenie postępowań dotyczących świadczeń rodzinnych zgodnie z ustawą o świadczeniach rodzinnych.
- Prowadzenie postępowań dotyczących świadczeń z funduszu alimentacyjnego zgodnie z ustawą o pomocy osobom uprawnionym do alimentów.
- Udzielanie informacji o przysługujących uprawnieniach.
- Przygotowywanie decyzji administracyjnych.
- Sporządzanie list wypłat w zakresie przyznawanych świadczeń.
- Prowadzenie postępowań w zakresie świadczeń nienależnie pobranych.
- Prowadzenie postępowań wobec dłużników alimentacyjnych.
- Przygotowywanie dokumentacji związanej z egzekucją w administracji.
- Wystawianie wniosków o przyłączenie do postępowania egzekucyjnego.
- Prowadzenie ewidencji odwołań i przekazywanie dokumentacji do organów odwoławczych.
- Prowadzenie postępowań dotyczących świadczeń wychowawczych zgodnie z ustawą o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci.
- Prowadzenie postępowań zgodnie z ustawami dotyczącymi świadczeń rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, „za życiem.”i innych zleconych Ośrodkowi.
- Prowadzenie postępowań dotyczących wydania Karty Dużej Rodziny
- Sporządzanie sprawozdań i analiz.
- Stała współpraca z Samorządowym Centrum Usług Wspólnych w zakresie realizowanych zadań.
- Współpraca z komornikami sądowymi, właściwym prokuratorem oraz innymi instytucjami zakresie realizacji zadań.
- Prowadzenie rejestrów zasiłków rodzinnych i dodatków, zasiłków pielęgnacyjnych świadczeń pielęgnacyjnych, jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia dziecka, świadczeń socjalnych o charakterze materialnym.
- Przygotowywanie dokumentacji oraz współpraca z Urzędem Wojewódzkim w Lublinie w zakresie koordynacji świadczeń dla osób przebywających zagranicą.
- Wydawanie zaświadczeń.
- Obsługa programów informatycznych Amazis, Nemezis i innych.
- Przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji.
Współpraca Ośrodka Pomocy Społecznej z organizacjami i instytucjami
§ 8
W wykonywaniu zadań Ośrodek współdziała w szczególności z:
- Lubelskim Urzędem Wojewódzkim
- Powiatowymi Centrami Pomocy Rodzinie
- Samorządem terytorialnym
- Powiatowym Urzędem Pracy
- Szkołami i pedagogami szkolnymi
- Placówkami ochrony zdrowia
- Sądami
- Policją i prokuraturą
- Kościołem katolickim i innymi kościołami związkami wyznaniowymi
- Instytucjami i organizacjami działającymi na polu pomocy społecznej
- Zakładami pracy
- Osobami fizycznym i innymi nie wskazanymi wyżej
Rozdział V
Tryb pracy Ośrodka Pomocy Społecznej
§ 9.
- W Ośrodku Pomocy Społecznej obowiązuje 40 godzinny tydzień pracy i 8 godzinny dzień pracy z wyjątkiem informatyka, asystenta rodziny, tygodniowy wymiar czasu pracy informatyka wynosi 14 godzin, dobowy wymiar czasu pracy wynosi 7 godzin.
- Godziny pracy Ośrodka od poniedziałku do piątku od 7.30.do 15.30.W okresie wakacji od 01 lipca do 31sierpnia godziny pracy mogą ulec zmianie od 7.00 do 15.00.
- Pracownicy socjalni w w/w godzinach pracy wykonują również pracę w terenie.
- W Ośrodku Pomocy Społecznej ustala się kwartalny okres rozliczeniowy czasu pracy
- Czas pracy powinien być w pełni wykorzystany na prace zawodową.
- Pracownikowi nie wolno opuszczać w czasie godzin pracy miejsca pracy bez zgody i polecenia kierownika.
- Pracownik wychodzący w godzinach pracy poza budynek ośrodka bądź wychodzący załatwić sprawy służbowe w terenie ma obowiązek wpisać się do ewidencji wyjść służbowych z podaniem miejsca, celu i godziny wyjścia i powrotu.
- Wyjścia prywatne pracowników w godzinach pracy winny być również wpisane w zeszyt wyjść prywatnych.
- Pracowników będących w stanie wskazującym na spożycie alkoholu nie dopuszcza się do wykonywania pracy.
- Pracownicy wykonujący pracę w terenie poruszają się samochodem służbowym, rowerem lub pieszo.
- Pracownicy wykonujący pracę w terenie do jazd lokalnych na terenie gminy wykorzystujący własne samochody osobowe, motocykle, motorowery do celów służbowych otrzymują ryczałt zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury, pracownik nie może jednocześnie korzystać z samochodu służbowego.
- Informatyk, (młodszy) asystent rodziny wykonują swoją pracę w systemie zadaniowego czasu pracy.
§ 10
- Ośrodek Pomocy Społecznej udziela świadczeń na podstawie przeprowadzonego wywiadu środowiskowego wraz z wymaganą dokumentacją przeprowadzonego w miejscu zamieszkania (osoby z wyłączeniem pomocy w formie biletu kredytowanego).
- Każda rozpoznana sprawa o udzielenie pomocy (z wyłączeniem pomocy w postaci pracy socjalnej, poradnictwa lub biletu kredytowanego) zakończona jest decyzją administracyjną.
- Świadczenia z pomocy społecznej udzielane są na wniosek osoby zainteresowanej, jej przedstawiciela ustawowego albo innej osoby za zgodą osoby zainteresowanej lub jej przedstawiciela ustawowego.
- Pomoc społeczna może być udzielona z urzędu .
- Pracownik socjalny korzysta z prawa pierwszeństwa przy wykonywaniu swoich zadań w urzędach, instytucjach i innych placówkach. Organy te są obowiązane do udzielenia pracownikowi socjalnemu pomocy w zakresie wykonywania tych czynności.
- Świadczenia rodzinne, wychowawcze, jednorazowe świadczenia z ustawy „za życiem” wypłacane na podstawie złożonego wniosku wraz z prawidłowowypełnionymidokumentami w miejscu zamieszkania zainteresowanego.
- Każde zakończone postępowanie administracyjne kończy się decyzją administracyjną.
- Świadczenia rodzinne, wypłacane są na wniosek małżonków, jednego z małżonków, rodziców, jednego z rodziców, opiekuna faktycznego dziecka , opiekuna prawnego dziecka, osoby uczącej się, pełnoletniej osoby niepełnosprawnej lub innej osoby upoważnionej do reprezentowania dziecka lub pełnoletniej osoby niepełnosprawnej.
- Świadczenia z funduszu alimentacyjnego udzielane są na wniosek osoby uprawnionej lub jej przedstawiciela ustawowego, wypłata na postawie złożonego wniosku wraz z niezbędnymi załącznikami
- Świadczenia wychowawcze wypłacane są na wniosek: jednego z rodziców, opiekuna faktycznego dziecka, opiekuna prawnego dziecka.
- Karta Dużej Rodziny wydawana jest na wniosek członka rodziny wielodzietnej posiadającego pełną zdolność do czynności prawnych.
§ 11
- Pracownicy Ośrodka Pomocy Społecznej obowiązani są:
- kierować się dobrem społecznym, pogłębiać zaufanie podopiecznych, działać wnikliwie szybko i bezstronnie oraz dążyć do szybkiego załatwienia spraw,
- udzielać niezbędnego poradnictwa, w tym informacji o przysługujących świadczeniach,
- stale podnosić swoje kwalifikacje zawodowe
- zachowywać w tajemnicy informacje uzyskane w toku czynności zawodowych także po ustaniu zatrudnienia,
- posiadać znajomość przepisów prawa obowiązujących w Ośrodku Pomocy Społecznej
- sumienne i terminowo załatwiać złożone wnioski i zgłoszone sprawy,
- przestrzegać dyscypliny pracy
- dbać o ład, porządek, ochronę mienia i dobre stosunki między ludzkie w miejscu pracy
- w stosunku do pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej mają zastosowanie między innymi przepisy Kodeksu Pracy, ustawy o Pracownikach Samorządowych, i innych w ramach powierzonych zadań.
Rozdział VI
Zasady podpisywania decyzji i pism
§ 12
- KierownikOśrodka podpisuje:
- decyzje administracyjne
- pisma wychodzące z Ośrodka
- sprawozdania, raporty i analizy
- odpowiedzi dotyczące skarg i wniosków
- odpowiedzi pokontrolne
- zarządzenia i regulaminy instrukcje i umowy
- zaświadczenia
- poświadczenia zgodności dokumentów
- Koordynatorzy wydziałów podpisują:
- pisma wychodzące z Ośrodka do innych instytucji, do osób ubiegających się o pomoc,
- zaświadczenia o udzielanych świadczeniach,
- poświadczenia zgodności dokumentów,
§ 13
W czasie nieobecności Kierownika zastępstwo przejmuje pracownik upoważniony przez Wójta Gminy natomiast decyzje podpisują w zastępstwie upoważnieni pracownicy przez Wójta Gminy
Rozdział VII
Zasady obiegu korespondencji w Ośrodku Pomocy Społecznej
§ 11.
- Do wglądu Kierownika Ośrodka w celu zapoznania się i wydania stosownych dyspozycji wykonawczych, przekazuje się następującą korespondencję :
- adresowaną imiennie do Kierownika
- niezależnie od adresata i nadawcy (z wyjątkiem korespondencji adresowanej imiennie którą przekazuje się bezpośrednio do adresata)
- Kierownik zadekretowaną korespondencję przekazuje do stanowiska zajmującego się czynnościami kancelaryjnymi - do biura obsługi klienta w celu wpisania do dziennika korespondencji, pracownik ten następnie przekazuje określonym w zapisie dyspozycyjnym pracownikom, poświadczając jej odbiór podpisem.
- Pracownik merytoryczny po otrzymaniu pisma rejestruje go zgodnie z procedurą określoną w instrukcji kancelaryjnej
- Znak sprawy jest stałą jej cechą rozpoznawczą każde pismo dotyczące tej sprawy otrzymuje identyczny znak.
- Symbol sprawy zawiera: symbol literowy komórki organizacyjnej, symbol liczbowy hasła według wykazu akt, liczbę kolejną pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw oraz rok w którym sprawę wszczęto, po znaku sprawy można umieścić symbol prowadzącego sprawę w formie skrót wydziału WPS i WSR lub samodzielnego stanowiska ( U-usługi, BOK-biuro obsługi klienta) oraz dwuliterowych inicjałów pierwsza litera imienia i nazwiska, w przypadku tych samych symboli znakiem rozpoznawalnym będzie cyfra.
- Symbole literowe używane w Ośrodku Pomocy Społecznej OPS
- Symbole literowe używane do oznaczania dni nieobecności pracownika w liścieobecności nieobecność usprawiedliwiona” Nu”, nieobecność nieusprawiedliwiona „Nn”
- Szczegółowe zasady dotyczące obiegu korespondencji nie uwzględnione w niniejszym dziale, uregulowane są w instrukcji kancelaryjnej Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedrzwicy Dużej
- Zasady postępowania z dokumentami niejawnymi określają przepisy szczególne o ochronie danych osobowych.
Rozdział VIII
Postanowienia Końcowe
§ 12
- W sprawach nie uregulowanych w regulaminie mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa.
- Strukturę organizacyjną Ośrodka Pomocy Społecznej stanowi załącznik do regulaminu.
- Wszelkie zmiany regulaminu dokonywane są w trybie właściwym do jego nadania.